Word je ook moe van herinneringen over ontbrekende facturen? In de dagelijkse werking glippen er nu eenmaal documenten door de mazen van het net. Toch zijn die facturen essentieel voor je btw-aangifte en boekhouding.
Ontbrekende facturen zorgen vaak voor frustratie, extra administratie en herhaalde herinneringen van je boekhouder. Gelukkig kan dit vandaag grotendeels vermeden worden door te digitaliseren, te automatiseren en slim te werken.
Goed nieuws: met een paar slimme gewoontes kan je dit probleem sterk verminderen.
1. Centraliseer je administratie
Alles start met centralisatie. Maak een apart e-mailadres enkel voor jouw onderneming waarin je je facturen ontvangt. Neem een aparte bankrekening uitsluitend voor jouw onderneming.
Koppel je administratie in OkiOki zodat alles samenkomt op één plek: inkomende facturen, bonnetjes, banktransacties en leveranciersdocumenten. Zo verdwijnt het klassieke probleem van verspreide informatie in e-mails, mappen of apps.
2. Vergeet bank-, leasing- en kaartuitgaven niet
Je bankoverzicht of creditcardafschrift is geen factuur.
Ga daarom maandelijks na:
- bankkosten
- leasingfacturen
- creditcarduitgaven
- verzekeringen
Download en bezorg telkens de bijhorende facturen zodat alles correct verwerkt kan worden.
3. De echte gamechanger Peppol.
Via Peppol kan je:
- facturen elektronisch ontvangen (zonder e-mail of PDF’s)
- facturen rechtstreeks laten binnenkomen in OkiOki
- fouten en ontbrekende documenten drastisch verminderen
👉 Belangrijk: Peppol werkt met gestandaardiseerde e-facturen (UBL), waardoor alles automatisch leesbaar en verwerkbaar is.
4. Houd je dagontvangsten digitaal bij
Gebruik een digitaal kasboek of tool zoals Scrada om je dagontvangsten bij te houden.
Dit is niet alleen handig, maar ook wettelijk erkend. Een Excel-bestand is dat niet.
5. Plan een vaste administratiemoment
Werk één keer per week je administratie bij in OkiOki.
Controleer of:
- alle facturen aanwezig zijn
- bonnetjes zijn ingescand
- alles correct is doorgestuurd
Zo voorkom je achterstanden en blijven er geen ontbrekende documenten liggen.
